1. Provider and scope
Voxarus AI Systems is a trading brand of Popawala Chemicals B.V., Hagenduin 24, 8219 DE Lelystad, the Netherlands, KVK 83200517, VAT NL862766680B01 (“Voxarus”, “we”, “us”). These Terms govern our B2B AI-agent, automation, communication, onboarding, support and related services. They do not apply to consumers unless we expressly agree otherwise in writing.
2. Agreement and order of precedence
By ordering, activating or using a service, the customer accepts these Terms. A signed order form, proposal or service agreement may add or change specific terms. If documents conflict, the signed order or service agreement prevails, followed by a data processing agreement, these Terms and then website descriptions.
3. Services and setup
We configure and provide AI agents and connected workflows for functions such as voice, chat, reviews, messaging, bookings, lead follow-up and customer communication. Scope, channels, integrations, usage limits and implementation work are those stated in the applicable order. The customer must provide timely, accurate access, content, instructions and approvals. Timelines depend on that cooperation and on third-party platforms.
4. Free trial
Where advertised, a new customer may receive a 30-day free trial with no credit card required. The trial begins when the trial service is activated. We will not automatically charge after the trial unless the customer explicitly supplies a payment method and authorises a paid subscription or separately accepts an order. Trial features, usage or support may be limited, and we may refuse or end misuse of a trial.
5. Fees, usage and taxes
Unless an order states otherwise, the currently advertised subscription after the trial is typically €297 per month. Variable usage charges may apply for calling, telephone numbers, SMS, WhatsApp, email, AI-model consumption, payment processing or other third-party services. Prices exclude VAT and other applicable taxes. We may invoice in advance and charge usage in arrears. Undisputed invoices are due by the date shown on the invoice.
6. Customer responsibilities
The customer is responsible for its users, account security, lawful instructions and the accuracy of information supplied to the service. The customer must provide all legally required notices and obtain valid consent for marketing, electronic communications, call recording, cookies and personal-data processing. The service may not be used for unlawful, deceptive, abusive, discriminatory, infringing or unsafe activity, spam, malware, unauthorised surveillance, impersonation, or high-impact decisions without appropriate human oversight.
7. AI limitations and human review
AI output is probabilistic and may be incomplete, inaccurate or unsuitable. The customer must test configurations, supervise material interactions and use human review where an error could affect a person, create a contractual commitment, provide regulated advice or cause significant loss. Voxarus does not guarantee revenue, leads, rankings, reviews, appointment volume or any specific business result.
8. Availability, maintenance and changes
We aim to provide a reliable service but do not guarantee uninterrupted availability. Maintenance, security work, internet failures, customer systems and third-party providers can affect performance. We may modify features to improve security, comply with law or account for platform changes, while seeking to preserve the essential service purchased.
9. Intellectual property and customer data
Voxarus and its licensors retain rights in the platform, configurations, templates, methods, software and documentation. The customer retains rights in its data, trademarks and original content and grants us the limited rights needed to deliver, secure and improve the contracted service. Feedback may be used without restriction provided it does not identify the customer or disclose confidential information.
10. Confidentiality and data protection
Each party will protect non-public business, technical and customer information and use it only for the agreement. Our processing of personal data is described in the Privacy Policy. When Voxarus processes personal data on the customer's behalf, the parties will apply an appropriate data processing agreement and the customer remains responsible for its lawful basis and instructions.
11. Suspension, cancellation and termination
We may suspend access where reasonably necessary for security, suspected unlawful use, material breach or overdue undisputed payments, normally after notice where practicable. Either party may terminate according to the applicable order or subscription settings. Termination does not cancel fees already due or committed third-party costs. On request and subject to technical and legal limits, customer data may be exported or deleted according to the agreement and retention obligations.
12. Warranties
We will provide the services with reasonable care and skill. Except for express commitments, the service is provided on an “as available” basis and we disclaim implied warranties to the extent permitted by law. Nothing excludes rights or remedies that cannot lawfully be excluded.
13. Liability
Neither party is liable for indirect or consequential loss, lost profits, lost savings or loss of data, except where such exclusion is not legally permitted. To the extent permitted by law, Voxarus's aggregate liability arising from the service is limited to the fees paid or payable for the affected service during the twelve months before the event giving rise to the claim. This limit does not apply to fraud, wilful misconduct, death or personal injury caused by negligence, or liability that cannot legally be limited.
14. Force majeure
Neither party is liable for delay or failure caused by events beyond reasonable control, including outages of utilities or third-party networks, government action, labour disruption, cyberattacks not reasonably preventable, natural disaster or war. Payment obligations already accrued are not excused.
15. Changes to these Terms
We may update these Terms for legal, security or service changes. Material changes affecting an active paid subscription will be notified reasonably in advance where practicable. Continued use after the effective date constitutes acceptance; if a material change is unacceptable, the customer may stop using and cancel the affected service before it takes effect, subject to the applicable order.
16. Governing law and disputes
Dutch law governs the agreement. The parties will first try in good faith to resolve disputes. The competent courts in the Netherlands have exclusive jurisdiction, unless mandatory law requires otherwise.
17. Contact
1. Aanbieder en toepasselijkheid
Voxarus AI Systems is een handelsnaam van Popawala Chemicals B.V., Hagenduin 24, 8219 DE Lelystad, Nederland, KVK 83200517, BTW NL862766680B01 (“Voxarus”, “wij”). Deze voorwaarden gelden voor onze zakelijke AI-agenten, automatisering, communicatie, onboarding, ondersteuning en aanverwante diensten. Zij gelden niet voor consumenten, tenzij wij dit uitdrukkelijk schriftelijk overeenkomen.
2. Overeenkomst en rangorde
Door een dienst te bestellen, activeren of gebruiken aanvaardt de klant deze voorwaarden. Een ondertekende offerte, order of dienstverleningsovereenkomst kan specifieke afspraken toevoegen of wijzigen. Bij strijdigheid gaat de ondertekende order of overeenkomst voor, daarna een verwerkersovereenkomst, deze voorwaarden en vervolgens websitebeschrijvingen.
3. Diensten en inrichting
Wij leveren AI-agenten en gekoppelde workflows voor onder meer spraak, chat, reviews, berichten, boekingen, leadopvolging en klantcommunicatie. Omvang, kanalen, integraties, gebruikslimieten en implementatie staan in de order. De klant levert tijdig juiste toegang, inhoud, instructies en goedkeuringen. Planning hangt daarvan en van externe platforms af.
4. Gratis proefperiode
Waar aangeboden kan een nieuwe klant een gratis proefperiode van 30 dagen zonder creditcard ontvangen. Deze begint bij activering. Wij brengen na afloop niet automatisch kosten in rekening, tenzij de klant uitdrukkelijk een betaalmethode verstrekt en een betaald abonnement autoriseert of een order aanvaardt. Proeffuncties, gebruik en ondersteuning kunnen beperkt zijn; misbruik kan worden beëindigd.
5. Prijzen, gebruik en belastingen
Tenzij anders overeengekomen bedraagt het momenteel geadverteerde abonnement na de proefperiode doorgaans €297 per maand. Variabele kosten kunnen gelden voor bellen, telefoonnummers, SMS, WhatsApp, e-mail, AI-modelgebruik, betalingsverwerking of andere externe diensten. Prijzen zijn exclusief BTW en toepasselijke heffingen. Abonnementen kunnen vooraf en gebruik achteraf worden gefactureerd. Onbetwiste facturen zijn verschuldigd op de vermelde datum.
6. Verantwoordelijkheden van de klant
De klant is verantwoordelijk voor gebruikers, accountbeveiliging, rechtmatige instructies en juiste informatie. De klant verstrekt verplichte informatie en verkrijgt geldige toestemming voor marketing, elektronische communicatie, gespreksopname, cookies en persoonsgegevens. Verboden zijn onder meer onrechtmatig, misleidend, discriminerend, inbreukmakend of onveilig gebruik, spam, malware, onbevoegde observatie, imitatie en ingrijpende beslissingen zonder passend menselijk toezicht.
7. Beperkingen van AI en menselijke controle
AI-uitvoer is waarschijnlijkheidsgebaseerd en kan onvolledig, onjuist of ongeschikt zijn. De klant test instellingen, controleert belangrijke interacties en past menselijke beoordeling toe wanneer een fout personen kan raken, contractuele verplichtingen kan scheppen, gereguleerd advies betreft of aanzienlijke schade kan veroorzaken. Voxarus garandeert geen omzet, leads, rankings, reviews, afspraken of specifiek bedrijfsresultaat.
8. Beschikbaarheid, onderhoud en wijzigingen
Wij streven naar een betrouwbare dienst, maar garanderen geen ononderbroken beschikbaarheid. Onderhoud, beveiliging, internetstoringen, klantsystemen en externe leveranciers kunnen invloed hebben. Wij mogen functies aanpassen voor beveiliging, wetgeving of platformwijzigingen en proberen daarbij de wezenlijke gekochte dienst te behouden.
9. Intellectuele eigendom en klantgegevens
Voxarus en licentiegevers behouden rechten op platform, configuraties, sjablonen, methoden, software en documentatie. De klant behoudt rechten op eigen gegevens, merken en originele inhoud en verleent ons alleen de rechten die nodig zijn om de dienst te leveren, beveiligen en verbeteren. Feedback mag worden gebruikt zolang klant en vertrouwelijke informatie niet herkenbaar worden gemaakt.
10. Vertrouwelijkheid en gegevensbescherming
Partijen beschermen niet-openbare zakelijke, technische en klantinformatie en gebruiken deze alleen voor de overeenkomst. Verwerking van persoonsgegevens staat in het Privacybeleid. Wanneer Voxarus namens de klant verwerkt, gebruiken partijen een passende verwerkersovereenkomst; de klant blijft verantwoordelijk voor grondslag en instructies.
11. Opschorting, opzegging en beëindiging
Wij mogen toegang opschorten wanneer dat redelijk nodig is voor beveiliging, vermoedelijk onrechtmatig gebruik, wezenlijke tekortkoming of achterstallige onbetwiste betaling, waar mogelijk na bericht. Partijen kunnen beëindigen volgens de order of abonnementsinstellingen. Beëindiging laat reeds verschuldigde bedragen en aangegane externe kosten in stand. Op verzoek kunnen klantgegevens, binnen technische en wettelijke grenzen, worden geëxporteerd of verwijderd.
12. Garanties
Wij leveren de diensten met redelijke zorg en vakbekwaamheid. Behalve uitdrukkelijke toezeggingen wordt de dienst geleverd op basis van beschikbaarheid en sluiten wij stilzwijgende garanties uit voor zover wettelijk toegestaan. Wettelijke rechten die niet kunnen worden uitgesloten blijven gelden.
13. Aansprakelijkheid
Geen partij is aansprakelijk voor indirecte of gevolgschade, gederfde winst, besparingen of gegevens, voor zover uitsluiting wettelijk is toegestaan. De totale aansprakelijkheid van Voxarus is beperkt tot de vergoedingen die voor de betreffende dienst zijn betaald of verschuldigd over de twaalf maanden vóór de gebeurtenis. Deze beperking geldt niet voor fraude, opzet, overlijden of letsel door nalatigheid of aansprakelijkheid die wettelijk niet kan worden beperkt.
14. Overmacht
Geen partij is aansprakelijk voor vertraging of tekortkoming door omstandigheden buiten redelijke controle, waaronder uitval van nutsvoorzieningen of externe netwerken, overheidsmaatregelen, arbeidsconflicten, redelijkerwijs niet te voorkomen cyberaanvallen, natuurrampen of oorlog. Reeds ontstane betalingsverplichtingen blijven bestaan.
15. Wijzigingen van de voorwaarden
Wij mogen deze voorwaarden wijzigen wegens wettelijke, beveiligings- of dienstwijzigingen. Wezenlijke wijzigingen voor een actief betaald abonnement worden waar redelijk vooraf gemeld. Voortgezet gebruik na de ingangsdatum geldt als aanvaarding. Bij een onaanvaardbare wezenlijke wijziging kan de klant vóór ingang stoppen en de betreffende dienst opzeggen, met inachtneming van de order.
16. Recht en geschillen
Nederlands recht is van toepassing. Partijen proberen een geschil eerst te goeder trouw op te lossen. De bevoegde rechter in Nederland is exclusief bevoegd, tenzij dwingend recht anders bepaalt.